Die Abrechnung muss spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Bei verspäteter Zustellung kann der Vermieter Nachforderungen grundsätzlich nicht mehr geltend machen, sofern er die Verspätung zu vertreten hat.

Prüfen Sie, ob jede einzelne Kostenart im Mietvertrag ausdrücklich genannt ist oder wirksam auf die Betriebskostenverordnung Bezug genommen wird. Fehlt eine Position im Vertrag, ist sie in der Regel nicht umlagefähig.

Die Abrechnung muss klar ausweisen: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Ihren Kostenanteil sowie die geleisteten Vorauszahlungen. Unklare Rechenwege oder fehlende Angaben machen die Abrechnung angreifbar.

Heizkosten müssen überwiegend verbrauchsabhängig verteilt werden (mindestens 50 %, höchstens 70 %). Kontrollieren Sie zusätzlich: Gesamtkosten des Hauses, Gesamtverbrauch, Wohnfläche sowie die Zuordnung Ihres Anteils.

Kosten für Zwischenablesungen (z. B. bei Mieterwechseln) sind nicht automatisch umlagefähig. Prüfen Sie, ob diese korrekt begründet und verursachungsgerecht zugeordnet wurden.

Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen gehören grundsätzlich nicht zu den Betriebskosten. Besonders kritisch sind Sammelrechnungen, bei denen Wartung und Reparatur nicht sauber getrennt sind.

Umlagefähig sind nur laufende Tätigkeiten wie Reinigung oder Pflege. Reparaturen, Verwaltung oder Bereitschaftspauschalen (BGH VIII ZR 62/19) müssen aus den Hausmeisterkosten herausgerechnet werden.

Kosten der Hausverwaltung, Porto, Telefon, Bankgebühren oder Organisationskosten sind regelmäßig Verwaltungskosten und nicht auf Mieter umlegbar.

Wartungskosten sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag vereinbart wurden und es sich um laufende Wartung (nicht Reparatur) handelt. Die Rechnung muss dies klar erkennen lassen.

Kosten für leer stehende Wohnungen dürfen nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden. Vergleichen Sie außerdem jede Kostenposition mit dem Vorjahr sowie mit regionalen Richtwerten (z. B. Betriebskostenspiegel).